湖南工艺美术职业学院

关于印发《湖南工艺美术职业学院人事档案

管理暂行办法》的通知

学校各部门：

《湖南工艺美术职业学院人事档案管理暂行办法》已经学校审定，现予以印发。

湖南工艺美术职业学院

2021年10月28日

第一条 为加强人事档案管理，有效保护和利用档案，充分保证人事档案的安全性、真实性和完整性，根据《中华人民共和国档案法》《关于进一步加强全省干部档案工作的意见》《干部人事档案材料收集归档规定》等文件精神，结合我校工作实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于我校事业编制内在职教职工的人事档案管理工作。

第三条 人事档案是组织、人事等有关部门，按照党和国家的干部人事政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人经历的相关材料。

第四条 人事档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保人事档案的完整与安全。

第五条 在人事工作中形成的履历表、简历表、登记表、自传和属于自传性质的材料等。

第六条 考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料、组织审定的考察材料、职工定期考核材料、年度考核登记表、鉴定材料、后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。

第七条 审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料、离任审计考核材料。

第八条 国民教育、成人教育、考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表、学习鉴定，博士后研究人员工作期满登记表等材料。

第九条 评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表以及工人技术等级考试（考核）材料。

第十条 政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据等材料。

第十一条 更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

（一）中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（1-2份系统、全面的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料；

（二）中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；

第十三条 在校级以上表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进教师、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员审批（呈报）表，先进事迹材料，各种业务技术奖励等材料。

第十四条 纪检、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定、免予处分的意见、核实（调查）报告、本人检查交待材料；全校通报批评材料；法院判决书等。

第十五条 干部任免及干部聘用工作中形成的材料：干部任免审批（呈报）表（包括所附的考察材料）；干部聘任审批表（包括所附的考察材料）。

第十六条 办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、工资变动审批表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

第十八条 出席县（区）级以上党代会、人代会、政协会议和校级以上团代会及教、工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。

第十九条 处理工伤事故工作形成的有关材料：体检表、工伤致残诊断书、工伤认定报告。

第二十条 办理离退休工作中形成的有关材料：离、退休审批表。

第二十三条 归档的材料应完整齐全、内容真实，文字清楚、对象明确，手续完备。由组织形成的材料有形成的时间和组织印章，个人撰写材料有形成的时间和本人签字。

第二十四条 人事档案材料的载体一般应使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边。文字不得用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得使用复印件代替原件存档。

第二十五条 收集的材料应及时归档，对档案进行定期整理。在整理过程中，做到：鉴别认真，分类准确，目录清楚，编排有序，加工合理，装订美观。

第二十六条 残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档。

（一）涉及教职工入党（团）、考察、任免、调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件、福利待遇、退（离）休、治丧等，可查阅档案。

（二）纪检、监察、公安、保卫部门因工作业务需要，了解人事档案有关情况时，可提供有关部分材料。

（三）与他人案件有密切的联系，而该教职工已经去世或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅档案取得证明材料的。

第二十八条 因工作需要查（借）阅档案，须遵守以下规定：

（二）查（借）阅前，须填写《查（借）阅人事档案登记表》，并经组织人事处负责人批准。

（四）档案原则上不外借。确因特殊情况必须借用，应写明借阅理由，经组织人事处负责人批准后，方可借出，并按期归还。

（五）需摘录或复制档案材料的有关内容，应征得档案管理人员同意，并办理登记手续。

第二十九条 新调入教职工人事档案应在正式办理调动手续后一个月内由原单位或存档机构转入组织人事处。

第三十条 转递干部人事档案和档案材料，必须做到及时、完整、准确、安全、保密，不得扣留档案材料或分批转出，并按规定进行认真检查、整理装订。

第三十一条 干部因工作调动或职务变动转出档案，档案工作人员须在接到调档函后，根据调档函上期限将档案转至其新的工作单位。

第三十三条 收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，立刻退回回执；转出的档案，逾期1个月未退回回执的，应发函或打电话询问，以防丢失。

第三十四条 人事档案应通过机要交通转递或派专人送取。

第三十五条 档案室需认真做好防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫鼠、防光、防有害生物等“八防”工作。

第三十六条 档案室严禁吸烟，需保持库房的清洁和库内适宜的温湿度。

第三十七条 档案室每周检查一次，防止不安全因素发生。发现异常情况，应及时采取措施，确保档案安全。

第三十九条 组织人事处人事档案工作人员需严格遵守党和国家的保密法规，认真履行职责，严格照章办事，做好人事档案的保管保密工作。

第四十条 组织人事处人事档案管理人员的人事档案实施密封单独管理。

第四十一条 组织人事处人事档案管理人员要严格执行查(借)阅档案审批手续，不得擅自扩大档案的利用范围，不得将档案私自带出档案室或私自借给他人。

第四十二条 档案利用者须严格保密，对档案的安全和完整负责。不得转借他人或向他人泄露档案内容，不得将档案带至公共场所，不得损毁档案，不得拆卷，不得在档案上涂改、标记，不得增删档案内容。

第四十三条 对违反人事档案保管、保密制度造成档案损毁及失、泄密事件的单位和个人，应视情节轻重，根据《中华人民共和国档案法》相关规定给予处罚。

第四十四条 编制外人员人事档案应归档材料，交组织人事处审核后，由学校统一转交至人事档案托管中心，归入其人事档案。

查（借）档单位
被查（借）档人员信息	姓名：
被查（借）档人员信息	职工号：
档案利用方式	查阅□ 复印材料□ 借阅□（借期：）
档案需求原因及用途
所需档案内容
经办人
查（借）档单位意见	负责人签字：单位公章年月日
人事档案主管部门审查意见：	负责人签字：单位公章年月日

注：办理查(借)阅人事档案均须填写此表，查档人员应为两名中共党员。该申请表纸质版请在查（借）阅档案时提交，双面打印一式两份，一份由组织人事处保存，一份由档案查（借）阅人所在单位保存。